Kjøreplan til bryllup – hva er egentlig det og må du ha det? En kjøreplan er rett og slett et program for dagen, en oversikt over hva som skjer når og hvem som har ansvaret, og ja – du bør absolutt ha det.
Hva bør en kjøreplan inneholde?
En kjøreplan kan inneholde overordnede punkter eller den kan være veldig detaljert. Du trenger ikke gå helt Jennifer Lopez i The Wedding Planner (for de som har sett den), og alle trenger ikke å vite at bruden går i dusjen 07.45. Det viktigste er at kjøreplanen er oversiktlig og at de som trenger den vet hva de skal gjøre, og når det skal gjøres.
- Tidspunkt
- Program
- Kontakt/ansvarlig
Når det gjelder tidspunkter kan du med fordel være så detaljert som mulig. Da ser du enkelt hvor lang tid du har til hvert punkt, det er lettere å se om det blir forsinkelser, hvor store forsinkelsene er, og du kan lettere finne måter å ta igjen forsinkelsen på.
Del opp kjøreplanen
Bryllupsdagen kan gjerne deles opp i tre; det som skjer før vielsen, vielsen og alt som skjer etter vielsen. Dersom du har en bryllupsplanlegger vil mye av denne jobben falle på vedkommende, men har du ikke det så er det viktig å delegere oppgavene slik at du ikke trenger å tenke på noen av disse tingene selv.
Det vil være naturlig å ha en gjennomgang med alle de involverte i forkant av dagen. Dette gjelder prest/vigsler, bryllupsplanlegger, selskapslokale, toastmaster osv. Har du foreldre, forlovere eller venner som har ansvarsoppgaver er det fint å ta en gjennomgang med de også.
Egen kjøreplan til middag
En bryllupsmiddag tar ofte lang tid og det er mange involverte som skal sørge for at ting klaffer. Uavhengig om du leier et lokale eller om du er på et hotell så vil det alltid være én person som har hovedansvar for middagen – type hovmester, kjøkkensjef eller cateringansvarlig. En egen kjøreplan for middagen er gull verdt. Her kan du detaljert beskrive hva som skjer når – når skal det skjenkes, når serveres de ulike rettene, og når kommer de ulike talene. Kjøreplan til middag utarbeides ofte sammen med kjøkken og toastmaster, og det er gjerne toastmaster som holder i dialogen med kjøkkenet og sørger for at alt henger sammen.
Del ut kjøreplan i forkant
Leverandører som skal levere noe eller som skal være tilstede på selve dagen vil som regel vite hva som skjer når. Setter du opp en kjøreplanen i et regneark som Excel eller Google Sheets kan du filtrere ut den informasjonen som er aktuell for de ulike aktørene. Du kan sende én kjøreplan til fotografen som viser alt fotografen skal være med på og tidspunkt for ting du ønsker bilder av – som taler, aktiviteter og forberedelser. Sjåføren din kan få en helt annen kjøreplan med kun den informasjonen som trengs for å få dere til riktig sted til rett tid. Slik kan du fortsette med alle som har behov for en tilpasset kjøreplan, som blomsterleverandør, lokalet, kjøkken, underholdning, forlovere, toastmaster, osv. Husk å inkludere kontaktinfo slik at de ulike leverandørene kan ta dialoger seg i mellom.
Det er sjeldent at alt går nøyaktig som planlagt. Kanskje man trenger en ekstra toalettpause, kanskje noen har mer på hjertet enn den tilmålte taletiden, eller kanskje er stemningen så god at man trenger ekstra tid til skåling og moro. Med dette i bakhodet er det ekstra viktig at de som har kjøreplanen også har kontaktinfo til de som evt trenger å vite at det er forsinkelser.
Og et lite tips for å få en mer avslappet dag – utnevn en person som er din «stedfortreder» på dagen. Det er bedre at forloveren din får beskjed om eventuelle problemer som skulle oppstå, enn at du skal ringes ned for små detaljer. Det aller meste kan løses uten deg på dette tidspunktet.
Lykke til!
